en la ejecución de las labores que se le asignan de manera órgano administrativo, delimitando responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones.
Elementos de los Manuales de Organización
- La descripción de la empresa: nombre de la empresa, tamaño, giro y logo (si lo tiene).
- Breve historia de la empresa: donde viene la empresa, como se inició (equipo, empleados entre otros), los principales logros que está ha tenido.
- Misión y Visión: la misión de la empresa es determinar lo que esta persigue lograr y justificar su existencia, es decir, una descripción de la razón de ser de la empresa.
- La visión: establece la posición que se pretende que se tome en la empresa en un futuro, hasta dónde quieren llegar.
- Objetivos: se establece con una base a un fundamento o premisa real, representando así una meta caracterizada por un rasgo del tiempo (generalmente en un año).
- Políticas: se convierten en una guía para orientar a la acción a los miembros de la empresa, principalmente son los que toman decisiones, ellos establecen los límites que deben tener, especificando aquellas que puedan tomarse y las que no se permiten.
- organigrama general: es la representación gráfica de la estructura, jerárquica e interrelacionales, está se tiene que definir de manera clara y directa, con exactitud y con líneas.
- Análisis del puesto: características y tareas inherentes de cada uno de los cargos que formen parte de la estructura que aplique la empresa y que le sirvan para cumplir su misión.
- Manual de procedimientos: es un instrumento técnico que da cierta información sobre la sucesión cronológica y secuencial que están relacionadas entre sí, realizando una función, actividad o tarea.
Las fichas de proceso en una carta de organización contienen los siguientes campos:
- Código: la ficha se codifica por orden.
- Nombre del proceso: se coloca el nombre del proceso que se esté realizando.
- Subproceso: se nombra a los diferentes subprocesos que viene conformando los procesos, si corresponden.
- Destinatario: a la persona que se la carta con la información correspondiente.
Tipos de Manuales de Organización
- Manuales de bienvenida: dan una breve introducción de la que es institución, desde que se creó hasta su final.
- Manuales departamentales: contiene información del cómo es legislada una empresa y como se tiene que cumplir funciones según las áreas que tengan.
- Manuales de finanzas: se da a detalle de la administración de cada empresa y a su vez los bienes que les correspondan.