Concepto de Cartas y Manuales de la Organización

Las cartas de organización son un documento que entra en un cuadro sintético, indicando los aspecto más importantes que posee la estructura de la organización, incluyendo sus principales funciones y relaciones en los canales de supervisión y la autoridad relativa que tiene cada miembro y como deben desempeñar esas funciones. Los manuales de organización aunque también son documentos, la diferencia es que esté tiene como objetivo orientar al personal de la empresa
en la ejecución de las labores que se le asignan de manera órgano administrativo, delimitando responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones.

Cartas y Manuales de la Organización

Elementos de los Manuales de Organización


  • La descripción de la empresa: nombre de la empresa, tamaño, giro y logo (si lo tiene).
  • Breve historia de la empresa: donde viene la empresa, como se inició (equipo, empleados entre otros), los principales logros que está ha tenido.
  • Misión y Visión: la misión de la empresa es determinar lo que esta persigue lograr y justificar su existencia, es decir, una descripción de la razón de ser de la empresa.
  • La visión: establece la posición que se pretende que se tome en la empresa en un futuro, hasta dónde quieren llegar.
  • Objetivos: se establece con una base a un fundamento o premisa real, representando así una meta caracterizada por un rasgo del tiempo (generalmente en un año).
  • Políticas: se convierten en una guía para orientar a la acción a los miembros de la empresa, principalmente son los que toman decisiones, ellos establecen los límites que deben tener, especificando aquellas que puedan tomarse y las que no se permiten.
  • organigrama general: es la representación gráfica de la estructura, jerárquica e interrelacionales, está se tiene que definir de manera clara y directa, con exactitud y con líneas.
  • Análisis del puesto: características y tareas inherentes de cada uno de los cargos que formen parte de la estructura que aplique la empresa y que le sirvan para cumplir su misión.
  • Manual de procedimientos: es un instrumento técnico que da cierta información sobre la sucesión cronológica y secuencial que están relacionadas entre sí, realizando una función, actividad o tarea.

Las fichas de proceso en una carta de organización contienen los siguientes campos:

  • Código: la ficha se codifica por orden.
  • Nombre del proceso: se coloca el nombre del proceso que se esté realizando.
  • Subproceso: se nombra a los diferentes subprocesos que viene conformando los procesos, si corresponden.
  • Destinatario: a la persona que se la carta con la información correspondiente.

Tipos de Manuales de Organización


  • Manuales de bienvenida: dan una breve introducción de la que es institución, desde que se creó hasta su final.
  • Manuales departamentales: contiene información del cómo es legislada una empresa y como se tiene que cumplir funciones según las áreas que tengan.
  • Manuales de finanzas: se da a detalle de la administración de cada empresa y a su vez los bienes que les correspondan.